System zarządzania dokumentami on-line - Document Management

Praca w kancelarii prawniczej wymaga łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów stworzonych przez współpracowników. Jest to bardzo utrudnione, jeśli każda osoba przechowuje je na własnym dysku twardym. Nawet udostępnianie plików w wewnętrznej sieci nie rozwiązuje całkowicie problemu, gdyż przy ich większej liczbie i zróżnicowanym nazewnictwie przeszukiwanie zbioru nie jest wcale łatwe.

Dobrze opracowany DMS wymusza tymczasem określony sposób porządkowania i opisywania materiałów, dzięki czemu dotarcie do poszukiwanego elementu nie wymaga angażowania jego autora. Dodatkową zaletą przetwarzania dokumentów na postać cyfrową, niezwykle ważną w pracy prawnika, jest możliwość uzyskania dostępu do akt nawet po zwrocie klientowi oryginałów. Można więc korzystać ze sprawdzonych wcześniej rozwiązań, śledzić przebieg zakończonych spraw, a zgromadzony w ten sposób potencjał intelektualny nie przepada.

Podczas wdrażania systemu zarządzania dokumentami należy jednak liczyć się z koniecznością zdyscyplinowania zespołu - brak konsekwencji w stosowaniu poprawnych procedur przez choćby jednego pracownika podważa bowiem sens całego działania. Tym bardziej istotna jest intuicyjność obsługi systemu - jego zastosowanie w warunkach kancelarii nie powinno wymagać zbyt skomplikowanego szkolenia. Pewną przeszkodą do pokonania na naszym rynku jest również generalne przyzwyczajenie prawników do pracy z papierowymi wersjami dokumentów. Należy jednak liczyć się z tym, że w dobie mediów cyfrowych podobne podejście będzie powoli zanikało.

Marcin Barański, kancelaria radcy prawnego Przemysława Barańskiego w Poznaniu

Twoje dane będą bezpieczniejsze dzięki systemowi do zarządzania dokumentami. Oprogramowanie te umożliwia szyfrowanie danych, ograniczanie dostępu, tworzenie list dostępu i historii dostępu.

Jeżeli przydarzy się nieszczęście, na przykład Twoje biuro zaleje powódź bądź złodziej ukradnie ci laptopa, Twoje dane będą bezpieczne i dostępne online. Pamiętaj, że teraz najcenniejsze są informacje, dzięki naszej usłudze Twoje informacje są odpowiednio chronione i masz pewność, że ich nie stracisz. Przechowując wszystkie dokumenty na komputerach i laptopach w przypadku kradzieży ważne informacje handlowe mogę ulec ujawnieniu - zabezpiecz się przed tym!