Z mojego doświadczenia jasno wynika, iż wiele ważnych informacji jest ukrytych na komputerach pojedynczych pracowników. Często są to informacje istotne dla całej firmy i każdy powinien mieć do nich dostęp, w praktyce niestety jest inaczej. Wyobraź sobie, że pracownik odchodzi z pracy i nikt nie wie jakie istotne informacje dla firmy zostawił po sobie. Brak możliwości ich odszukania to stracone pieniądze, bo zapłaciłeś już za stworzenie odpowiednich dokumentów, a teraz musisz ponownie zapłacić kolejnej osobie za zrobienie tego samego.
Czas to zmienić i dać dostęp do odpowiednich informacji większej grupie pracowników. Dzięki centralnemu miejscu gdzie znajdują się wszystkie dokumenty w firmie nie grozi Ci utrata informacji i wiedzy - to największy kapitał firmy. Wybieraj, którzy pracownicy mają dostęp do odpowiednich informacji dzięki mechanizmom bezpieczeństwa ACL.
W każdym przedsiębiorstwie są takie dokumenty i informacje, nad którymi pracuje kilka osób. Na pewno nie raz zdarzyło Ci się, że różni pracownicy wprowadzają do jednego dokumentu zmiany w tym samym momencie. Nie muszę chyba tłumaczyć jak niebezpieczna jest to sytuacja. Dzięki używaniu Document-Management.pl łatwo poinformujesz innych: koledzy, ja zmieniam ten dokument. Poczekajcie aż skończę...
Prosta ikona informuje innych współpracowników o statusie dokumentu. Dodatkowo system nie pozwala na zmianę tego dokumentu do czasu zakończenia jego edycji przez pierwszego pracownika. Jeżeli nie chcesz, aby inne osoby zmieniały dokument i miały możliwość tylko jego czytania blokujesz go w systemie i teraz masz pewność, że w repozytorium plików nikt po za Tobą go nie zmieni.
Przeglądając listę dokumentów sama nazwa pliku i data jego stworzenia jest niewystarczająca. Często nawet sama treść jest niejasna. Dzięki systemowi komentarzy plików, wszyscy widzą co inni napisali na jego temat. Zdecydowanie usprawnia to komunikację i współpracę.
